「うちの会社にはExcel（エクセル）の達人がいるから安心なんだよ」とおっしゃる経営者が少なくありません。
Excelは誰もが手軽に使えて大変便利なアプリケーションですが、実は業務で利用する場合に理解しておかなければならない点がたくさんあることをご存知ですか？ 理解しないで利用していると企業においてリスクとなることもあります。
実務でExcelを使っている代表的なシーン
- 顧客管理や予算管理などの管理向け
- 請求書作成など営業事務で使っている
- 繰り返しの多い作業をシステムの代わりにマクロで自動化
それぞれについて、理解しておくべきポイントについてお話ししましょう。
- 顧客管理や予算管理、請求書作成など営業事務で使っている
これらは企業にとって大変重要なデータですが、個人々々がローカルPCのファイル操作で作業をしていたり、メールなどでファイルを受け渡していると・・・
- どれが最新のファイルがわからなくなってしまう
- 誤ってデータを消したり、上書きしてしまうことがある
- 顧客データのコピーを作ると、セキュリティリスクが高まる
などのことを十分理解したうえで業務を行う必要があります。
特に顧客情報の管理で利用する場合には充分に気をつける必要があります。
例えば、ファイル保存時にファイル名に日付をつけるなど名前を変えて保存するケースがよく見受けられます。
ファイルが増えているということは、重要な個人情報の入った顧客データを社内にいくつも存在させてしまっていることになります。それだけ漏洩のリスクが高まるということをまずしっかり認識しておく必要があります。
同様にメールや業務チャットなどでデータを受け渡している場合も、サーバに複数データを残していることになり、漏洩リスクが高まることの認識が必要です。
もう一つの
- 繰り返しの多い作業をシステムの代わりにマクロで自動化
について理解しておくべき点は何でしょうか？
- 業務担当の人のところだけでシステムが収まってしまう
- マクロを作った人以外に修正作業ができなくなる可能性
これらは共に属人化です。
マクロを使い続けていると、業務担当のところだけでシステムが作られて仕事が完結し、IT担当者には話が行き渡っていないことがあります。
不具合が生じた時などはIT担当者による対応が困難になり、人力対応が必要になってしまうため、緊急時に迅速な対応ができないことが多々あります。
Excelマクロで社内業務を回すのは便利ですし、プロトタイプ的に使うのには敷居が低くて良いのですが、実際の業務に落とし込むタイミングでシステム化する、クラウドアプリケーションの導入と利用を検討することが大切です。
作った人が退職すると、修正ができない＝不具合発生時に業務が止まる、業務が変更される際に対応するための生産性が落ちてしまうといった問題も発生することがあります。
マクロでウェブクエリーなどでウェブ上からデータを取得している場合などは、サイトの仕様変更などで対応ができなくなったり、ソフトウェアのバージョンアップによってマクロが動作しなくなるといったことがあります。
でもやはりExcelは手軽で使いやすい
- 導入費がかからない
- 誰でも手軽に使える
などが理由でやはり実務でExcelは多用されています。
使いやすく、新入社員でも学生時代から使い慣れているため学習コストもほとんど必要のない便利なアプリケーションだからです。
ですが顧客管理などは、情報漏洩などの万が一の時に損害が大きくなりますので、シビアな業務領域で利用するのであれば、早めにクラウドアプリケーションやシステムへの移行を検討しましょう。
解決策はクラウドへの移行とシステム化
セキュリティの視点から、顧客管理などシビアな業務領域の情報管理については、一元管理ができるクラウドアプリケーションがおすすめです。
顧客情報から契約情報、請求管理までまとめて管理できます。個人々々のローカルPCにファイルをいくつも作成していたといったことはおきません。誰がいつアクセスしても最新の情報のため、古いデータを見ていたりすることもありません。
フレクシーサポートビジネスアプリ導入支援サービスでは、「楽楽販売」など、Excelを用いた日常の管理業務を効率化するためのクラウドアプリケーションの導入をサポートしています。貴社の業務フローを丁寧にヒアリングし、最適なツールの提案や導入、使い方のレクチャーまでトータルでご支援いたします。
また、カスタム開発としてマクロのシステム化も承っております。システム化しておくことで属人化を防ぎ、仕様に落としてこんでおくことで修正もしやすいといったメリットがございますので、ぜひご相談ください。
Excelは、米国Microsoft Corporationの米国およびその他の国における登録商標または商標です。